تراز کنیم تا تراز ببینیم

صفحه بلاگ

  • چهار گام برای خرید نرم افزار

    چهار گام برای خرید نرم افزار

    4 گام اساسی که هر سازمان قبل از خرید نرم افزار می بایست به آنها توجه نماید.

    با توجه به تغییر نگرش سازمانها و شرکتهای داخلی ، همسو با تغییرات جهانی نسبت به بهره برداری از نرم افزارها در راستای اجرای عملیات سازمانی ، تهیه نرم افزار به عنوان یک نیاز تخصصی در بنگاه های اقتصادی و سازمانها و نهادها شناسایی شده است . این عملیات به طور تجربی توسط نیروهای انسانی داخل هر سازمان یا به کمک برخی از دوستان ، همکاران و همچنین حاضرین در صنعت نرم افزار با هر گونه تخصص و تجربه به عنوان کاربر ، همفکر یا مشاور صورت می پذیرد .اما با پیشرفت روز افزون صنعت نرم افزار و تولید محصولات نرم افزاری تخصصی همراه با نوع نگاه و کاربری های مختلف برای هر یک از صنایع عملیاتی، بی تردید دنبال کردن روشهای تجربی گذشته به تنهایی پاسخگو نخواهد بود . 

    از این پس نیاز سنجی و انتخاب نرم افزار یک حرفه و تخصص به شمار می رود . این فعالیت همچون دیگر تخصص ها یقینا با بدست گرفتن چک لیستی عمومی و از پیش تعیین شده و به عنوان الگوی عملیاتی و با هدف شناسایی پاسخی برای سوالات آن امکان پذیر نخواهد بود.

    پیشنهاد ترازبین: خریداران نرم افزار کدام را میپسندند؟

    بنابراین بیاییم برای گفتگویی هدفمند و کاربردی چهار اقدام اولیه برای بررسی نیاز نرم افزارهای تخصصی ، قبل از آغاز مذاکره با تولید کنندگان نرم افزار را مورد ارزیابی قرار دهیم . جهت آغاز این ارزیابی که هدف آن شنیدن نظرات شما عزیزان (تولیدکنندگان ، ارائه دهندگان خدمات حسابداری و مالی و بهره برداران محصولات و خدمات آنها) می باشد ، به معرفی این اقدامات و ارائه شرح مختصری از آنها می پردازیم.

    ▼گام اول: بررسی و نیاز سنجی اولیه▼

    با طرح نیاز از سوی هر یک از واحدهای سازمان ، لازم و ضرویست موضوع از سوی مسئول مربوطه (بسته به سطح و گستردگی سازمان) به تفصیل مورد بررسی قرار گیرد تا با تنظیم فهرستی از نیازها و دلایل هر یک از آنها بتوان موضوع را به صورت مکتوب درآورد تا قابلیت مطالعه و ویرایش نهایی آن توسط سایر نیروهای بررسی نیاز میسر و در پایان نسخه نهایی آن جهت ارزیابی امکان پذیر گردد.

    در بررسی و نیاز سنجی اولیه بهتر است خواسته ها بدون ممیزی و اعمال نظر افراد شنونده ، شناسایی و در اوراق مربوطه درج گردند . هر گونه ممیزی در این مرحله بی تردید تصمیمات نهایی را  دچار خطا خواهد نمود. 

    ترازبین|مشاور|خرید نرم افزار

    مثال کاربردی: درج یا عدم درج سمت فردی که نیاز را برای اولین بار در واحد سازمانی طرح نموده است ، می تواند در مراحل بعدی مهم و تاثیرگذار باشد ، لذا ثبت عنوان و مسئولیت فرد مذکور را در سازمان در اسناد نیاز سنجی درج نماییم . 

    از نگات دیگر و پر اهمیت در این گام ، ثبت دلایل و رخ دادهایی است که به واسطه آنها نیاز شناسایی شده است . چرا که خود این عوامل بعضا مسیر گامهای بعدی را با تغییرات چشم گیر روبرو می سازند.

    مثال کاربردی: ممکن است نیازی به واسطه بازدید فرآیندهای عملیاتی توسط تیم بررسی و ارزیابی فرآیندهای یک گروه مشاور در ارائه ایزو های مدیریتی شناسایی شده باشد و برای اولین بار از سوی آنها موضوع به عنوان نکته ای در اجرای امور طرح شده باشد. ثبت این موضوع نبایستی ممیزی و در اقدامات ثبتی حذف گردد.

     

    با ما در ارتباط باشید

     

     ▼گام دوم: تعیین تیم بررسی نیاز و انتخاب نرم افزار و شناسایی هدف و تنظیم جدول برنامه عملیاتی▼

    پس از آنکه نیاز مطرح شده به صورت تمام و کمال و به تشریح ثبت شده است ، می بایست فهرستی از متخصصین امر به منظور تشکیل تیم انتخاب نرم افزار و با دارا بودن تخصص های مختلف و مکمل هم تهیه تا با بررسی سوابق هر یک از آنها ، تیم نهایی جهت شروع اقدامات قطعی گردد.

    تیم انتخاب نرم افزار بی تردید بایستی ترکیبی از گروههای مختصص واحدهای نیازمند ، تیمهای انفورماتیک سازمان ، گروههای تامین و تدارکات و همچنین نماینده ای مستقل از سوی مدیریت باشد. 

    در شرایط کنونی و به جهت نیازی تخصصی در جریان انتخاب نرم افزار ، حضور فرد یا گروهی به عنوان مشاور نرم افزار در تیم انتخاب نرم افزار لازم و ضروریست.

    با تشکیل تیم فوق بلافاصله هدف کارگروه و جدول زمانبندی برنامه های لازم در راستای اجرای وظایف و ارائه گزارشات عملکردشان می بایست تنظیم و به تایید نماینده مدیریت سازمان برسد.

    ▼ گام سوم: ارزیابی داشته ها (نیروهای انسانی (کاربران) ، نرم افزارهای قبلی ، اهداف و نیازهای جدید)▼

    به طرح نیاز در سازمانی مشخص با هدف و موضوعات عملیاتی و ساختار معینی صورت می پذیرد . بی تردید ارزیابی داشته ها و توانمندی های موجود در سازمان ، عاملی تعیین کننده در انتخاب و یا حتی تعیین سایر استراتژی های ممکن ، غیر از انتخاب ابزار جدید می باشد. ممکن است در ارزیابی ها توانمندی یا ابزارهایی شناسایی گردند که خود پاسخگوی نیاز مطروحه باشند.

    مثال کاربردی: تیم انتخاب در جریان ارزیابی ممکن است به اطلاعات نرم افزارهایی دست یابد که دارای توانمندی پاسخ به نیاز جدید هستند، اما به دلایل مختلفی ممکن است از چرخه بهره برداری خارج شده باشند . دانستن این موضوع گاه ممکن است ادامه مسیر را از انتخاب ابزار جدید خارج نماید.

    ▼گام چهارم: شناسایی برندهای موجود با قابلیت ارائه ابزار ، مطابق نیاز سازمان و مطالعه برندها (سوابق عملیاتی در صنعت ، اطلاعات هویتی و اعتبار سنجی و مطالعه توانمندی در گزارشات ثبت شده اینترنتی و گفتگو های با کاربران آنها در سایر سازمانهای بهره بردار)▼

    با ارزیابی بستر کنونی سازمان و درک کاملی از نیازها ، اکنون تیم انتخاب می تواند نسبت به استعلام برندها با قابلیت مورد نیاز اقدام نماید . این اقدامات ترکیبی از روشهای گوناگون خواهند . روشهایی چون استعلام از صنایع مشابه در خصوص ابزارهای مورد استفاده آنها و کسب نظر کاربران ، بررسی اطلاعات تولیدکنندگان نرم افزارهای مورد نیاز در فضای اینترنت که از سوی آنها در وب سایتهایشان درج شده است، مشاهده اطلاعات تولیدکنندگان در بازارهای تجارت نرم افزار و مشاهده نظرسنجی های صورت گرفته قبلی، استعلام از منابع سازمانی مدیریت بر فعالیت تولیدکنندگان نرم افزارها چون انجمن انفورماتیک و نظایر آنها.

     

    نوشته شده توسط: ترازبین تجارت

    تاریخ انتشار : ۹۸/۰۵/۲۰

     

     

     

    برای ارسال نظر وارد سایت شوید